Projekt-Safari

Trotz all dieser Vorbereitungen bleibt es eine Reise ins Ungewisse. Auf Schritt und Tritt lauern Gefahren, denen das Projektteam nicht immer ausweichen kann. Immer wieder ist eine pragmatische Lösung, manchmal auch geschicktes Improvisieren notwendig. Ein bisschen Indiana Jones hilft da schon ...Dieses Buch lädt Sie ein, an einer Projektsafari in sieben Etappen teilzunehmen. Es möchte Ihnen das Rüstzeug geben, um die zahlreichen Abenteuer, die einem Projektleiter begegnen, erfolgreich zu bestehen. Das Buch enthält zahlreiche Tipps, berichtet von den Erlebnissen anderer Projektleiter und gibt Ihnen einfache Modelle und wirksame Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie Ihr eigenes Projektabenteuer erfolgreich managen können.Die erste Etappe leitet uns von der Idee zum konkreten Projektauftrag. Es geht darum, das vom Auftraggeber oft leichthin vergebene Projekt zu konkretisieren und erste absehbare Klippen zu umschiffen.Trotz Termindruck nehmen wir uns in der zweiten Etappe die Zeit, das Vorhaben solide vorzubereiten: Wir beginnen mit der Projektplanung, optimieren diese Planung, denken über Risiken nach - und entscheiden darüber, welche Werkzeuge wir mit auf die Reise nehmen.Bei der dritten Etappe stehen wir unmittelbar vor dem Aufbruch: Der Projektleiter befasst sich intensiv mit seinem Team, bereitet das Kick-off-Meeting vor und sorgt für eine funktionsfähige Projektorganisation.In der vierten Etappe widmen wir uns dem Projektumfeld: Wer steht wie zum Projekt? Wir identifizieren Skeptiker und Quertreiber, um Widerstände gegen das Projekt rechtzeitig zu erkennen. In dieser Etappe geht es um die Akzeptanz, aber auch darum, uns als Projektleiter ausreichend Macht und Einfluss zu sichern, um die Projektinteressen durchsetzen zu können.Die fünfte Etappe ist die Frühphase der Umsetzung: Das Team ist aufgebrochen und soll nun Höchstleistungen erbringen. Damit das gelingt, kommt es vor allem auf das Führungsgeschick des Projektleiters an.Unerwartete Ereignisse stürze

83Risiken bei der Durchführung 83Technologische Risiken 84Risikomanagement in vier Schritten 84Schritt 1: Risiken erkennen 84Schritt 2: Risiken bewerten 86Schritt 3: Vorkehrungen treffen 88Schritt 4: Risiken überwachen 91Aus Toms Tagebuch 922.4 Der Rucksack wird gepacktEinfache Tools erleichtern die Projektarbeit 94Mit einfachen Mitteln das Projekt auf Kurs halten 96Werkzeug 1: Die Meilenstein-Trendanalyse 96Werkzeug 2: Die Aufgabenliste 98Werkzeug 3: Der Änderungsantrag 100Werkzeug 4: Das Risiko-Logbuch 102Werkzeug 5: Das Projekttagebuch 102Konsequenz und Disziplin gehören dazu 103Aus Toms Tagebuch 104Etappe 3Das Abenteuer beginnt 107Einen Fehlstart vermeiden3.1 Wer hat das Zeug für ein Abenteuer?Die richtigen Projektmitarbeiter auswählen 109Der Mythos des perfekten Teams 111Die Teamrollen des Professor Belbin 111Nicht einfach alles hinnehmen 115Aus Toms Tagebuch 1163.2 Von null auf hundertDas Team zur Höchstleistung entwickeln 119In vier Stufen zum High-Performance-Team 120Forming: Das Team lernt sich kennen 121Storming: Das Team probt den Aufstand 122Norming: Die Spielregeln werden gesetzt 123Performing: Das Team entfaltet Höchstleistung 124Auf alle vier Stufen kommt es an 125Aus Toms Tagebuch 1253.3 Erfolgreich startenDas gelungene Kick-off-Meeting 127Das Projekt nimmt Fahrt auf 129Kick-off - gleich zweimal? 129Ranghohe Unterstützung 130Das Kick-off-Meeting vorbereiten 130Entwicklungsphase 1: Kennenlernen und Vertrauen gewinnen 131Entwicklungsphase 2: Konflikte und Machtspiele 131Entwicklungsphase 3: Die Spielregeln finden 133Ablauf eines Projekt-Kick-offs 133Aus Toms Tagebuch 1353.4 Schlagkräftig aufgestelltEine effektive Projektorganisation schaffen 138Die Projektadministration reduzieren 139Die Projektabläufe einfach halten 140Verbindliche Spielregeln vereinbaren 141Tägliche Einsatzbesprechung abhalten 143Fester Termin, fester Zeitrahmen 143Einsatzplanung am Task Board 143Regeln für Projektbesprechungen festlegen 144Der Jour fixe: eine Diskussionsrunde zum Stand der Dinge 144Die Teamsitzung: Zusammenkunft für Ergebnisse und Entscheidungen 145Ein Projektbüro einrichten 145Aus Toms Tagebuch 146Etappe 4Das Umfeld gewinnen 149Widerstände managen4.1 Macht - der unsichtbare HelferWie der Projektleiter sich Einfluss verschafft 151Macht lässt sich organisieren 152Variante 1: Belohnungsmacht 152Variante 2: Zwangsmacht 153Variante 3: Legitime Macht 154Variante 4: Identifikationsmacht 155Variante 5: Expertenmacht 155Variante 6: Informationsvorsprung 156Einflussreich ohne formale Macht 157Aus Toms Tagebuch 1574.2 Freund oder Feind?Stakeholder erkennen und managen 159Der Mensch im Fokus: Die Stakeholderanalyse 160Schritt 1: Die Spieler identifizieren 161Schritt 2: Die Spieler einschätzen 161Schritt 3: Die Situation darstellen 163Schritt 4: Maßnahmen ergreifen 165Aus Toms Tagebuch 1664.3 Erfolgsfaktor KommunikationDas Umfeld in das Projekt einbinden 169Kommunikationskonzept aus vier Bausteinen 170Baustein 1: Der Kommunikationsplan 170Baustein 2: Der Lenkungsausschuss 171Baustein 3: Der Statusbericht 173Baustein 4: Die Eskalationsregeln 178Aus Toms Tagebuch 1804.4 Die Ängste der BetroffenenDer Projektleiter wird zum Change-Manager 182Flankierende Strategie: Management of Change 183Wie Mitarbeiter auf Veränderungen reagieren 185Bausteine des Managements of Change 186Baustein 1: Zielklarheit herstellen 187Baustein 2: Bedürfnisse berücksichtigen 187Baustein 3: Projektmarketing betreiben 189Baustein 4: Die Anwender schulen 191Ein Blick in Toms Tagebuch 191Etappe 5Alles hört auf mein Kommando 195Führen, ohne Chef zu sein5.1 Das Team der Abenteurer anführenAuf der Suche nach dem perfekten Führungsstil 197Den perfekten Führungsstil gibt es nicht 199Situative Führung als Herausforderung 200Bestimmung der Reifegrade 200Reifegrad 1: Geringe Qualifikation, aber hohe Motivation 200Reifegrad 2: Geringe Qualifikation, geringe Motivation 201Reifegrad 3: Hohe Qualifikation, aber geringe Motivation 201Reifegrad 4: Hohe Qualifikation, hohe Motivation 202Bestimmung der Führungsstile 202Die Wahl des richtigen Führungsstils 203Reifegrad 1: Ein autoritärer Führungsstil leitet an 203Reifegrad 2: Ein kooperativer Führungsstil coacht 203Reifegrad 3: Ein karitativer Führungsstil unterstützt 204Reifegrad 4: Ein Laisser-faire-Führungsstil delegiert 204Situativ führen im Projekt 205Aus Toms Tagebuch 2065.2 Motivier mich mal!Das Team für das Abenteuer gewinnen 207Den wahren Motiven auf der Spur 208Sechzehn Lebensmotive bedingen unser Verhalten 210Den Lebensmotiven auf die Spur kommen 211Fragen an den Mitarbeiter 214Beobachtung des Mitarbeiters 214Vom Motiv zur Motivation: Ein Blick auf Toms Team 215Motivorientiertes Führen 216Franz, Bettina und die "Macht" 217Adreas, Karin und die "Neugier" 217Wie tickt Ihr Team? 218Aus Toms Tagebuch 2205.3 Delegieren, aber richtig!Wege aus dem Monkey Business 223Delegieren im Projekt - die Grundlagen 224Monkey Business - Wer macht für wen die Arbeit? 226Strategien gegen die Affenfalle 227Aus Toms Tagebuch 2295.4 Bei Sturm steht der Kapitän mit an DeckDie Abenteurer wollen einen starken Projektleiter 231Die Führungsrollen des Projektleiters 232Die Leadership-Formel 234Komponente 1: Leadership braucht eine Vision 234Komponente 2: Leadership braucht Leidenschaft 235Komponente 3: Leadership braucht Disziplin 236Komponente 4: Leadership braucht Vertrauen 237Aus Toms Tagebuch 239Etappe 6Kurs halten in gefährlichen Gewässern 241Konflikte und Krisen meistern6.1 Rosenkriege und GrabenkämpfeIn Konflikte eingreifen, bevor alles zu spät ist 244Wie Konflikte eskalieren: Schritt für Schritt in den Rosenkrieg 246Vom Disput zum Konflikt 246Das Modell der Eskalationsstufen 246Eskalation: Level 1 - Es fängt ganz harmlos an 247Die Eskalationsstufen 1 bis 3 247Das Konfliktgespräch einfädeln 249Das Konfliktgespräch führen 250Eskalation: Level 2 - Es kommt zu Auseinandersetzungen 251Die Eskalationsstufen 4 bis 6 252Rechtzeitig Hilfe holen: Konfliktcoach oder Mediator 253Eskalation: Level 3 - Der totale Krieg 254Aus Toms Tagebuch 2556.2 Der Feind in meinem ProjektGefährliche Projektgegner rechtzeitig entmachten 257Verzögern, blockieren, sabotieren: Wie kommt es dazu? 259Jedes Projekt stößt auf Widerstände 259Motive: Warum Projektgegner zu Saboteuren werden 259Symptome und Warnzeichen: Die drohende Sabotage erkennen 260Strategien gegen die häufigsten Saboteure 261Der sabotierende Linienmanager 262Der sabotierende Spezialist 263Der sabotierende Anwender 264Der sabotierende Auftraggeber 266Der sabotierende Betriebsrat 2676.3 Houston, wir haben ein Problem!Wenn der Projektplan plötzlich versagt 269Pläne scheitern - nicht immer, aber immer wieder 270Das Projekt gerät außer Kontrolle 271Die Begegnung mit dem schwarzen Schwan 271Die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns 272Kurs halten ohne Plan 273Bewahren Sie einen kühlen Kopf 273Setzen Sie auf die Kunst der Improvisation 274Aus Toms Tagebuch 2756.4 Wenn das Abenteuer aus dem Ruder läuftProjektkrisen souverän meistern 277Einen Ausweg finden: Blicken Sie nach vorn! 280Weg 1: Der Projektleiter führt das Projekt aus der Krise 281Weg 2: Ein Sanierungs-Krisenstab wird eingerichtet 283Weg 3: Ein Krisenmanager übernimmt das Zepter 285Aus Toms Tagebuch 287Etappe 7Zum Endspurt ansetzen 289Das Projekt erfolgreich abschließen7.1 Einen Knopf dranmachenDie Abnahme erfolgreich managen 291Die Abnahme sichern 292Rechtliche Klippen umschiffen 293Aus Toms Tagebuch 2947.2 Ende gut, alles gut?Jedes Projekt braucht ein klares Ende 296Das Projektende vorbereiten: Was gehört dazu? 297Die Nachkalkulation 297Der Projektabschlussbericht 298Archivierung der Projektdokumente 299Freigabe der Projektmitarbeiter 299Der Schlusspunkt: Die Abschlussfeier 300Aus Toms Tagebuch 3007.3 Aus Erfahrung klugDamit das nächste Projekt besser wird 302Der Projektreview: Mitarbeiter zu Wissensträgern machen 304Schritt 1: Zielerreichung im Projekt 304Schritt 2: Strukturierung des Projekts 305Schritt 3: Zusammenarbeit im Projekt 305Der Review-Workshop: Maßgeschneiderte Routenführung 306Das Projektpanorama: Den Überblick gewinnen 306Fortschritte und Rückschritte: Die Erkenntnisse formulieren 307Unter der Lupe: Stärken und Schwächen analysieren 307Die Fünf-Meilen-Stiefel: Maßnahmen festlegen 308Vor dem nächsten Abenteuer: So schärfen Sie Ihre Axt 309Aus Toms Tagebuch 309Toms Tagebuch: die Akteure 312Projekt-Safari als App 317Literatur 319