Das Vorgehen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen (PDF)

Studienarbeit aus dem Jahr 2016 im Fachbereich BWL - Organisation, Note: 1,3, Universität Kassel (UNIKIMS), Veranstaltung: Verwaltungsorganisation, Sprache: Deutsch, Abstract: Ziel dieser Hausarbeit ist die modellhafte Skizzierung eines systematischen Ablaufs einer Geschäftsprozessoptimierung. Hierzu wird im Folgenden zunächst der Begriff "Geschäftsprozessoptimierung" näher erläutert. Im Anschluss daran werden die Voraussetzungen und Ziele hierfür vorgestellt, bevor auf das Vorgehen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen in Theorie und Verwaltungspraxis näher eingegangen wird. Die Studienarbeit schließt mit einem Fazit ab.

Der öffentliche Sektor befindet sich in einem grundlegenden Wandlungsprozess - aktuell mehr denn je. Grund für die neue Dynamik, die deutsche Behörden zunehmend erfahren, stellt in erster Linie die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung dar. Durch die gesetzlich verankerte Vorgabe, nach und nach Strukturen des E-Government aufzubauen, werden insbesondere Einrichtungen der Bundes- und Landesverwaltungen zur Einleitung von Veränderungen in der Ablauforganisation, zugunsten der Transparenz und Bürgerfreundlichkeit, gezwungen.

Neben dem technischen Fortschritt, der als zentraler Anstoß für die Verwaltungsmodernisierung des 21. Jahrhunderts gilt, wird der verwaltungskulturelle Wandel von einer Vielzahl weiterer Einflussfaktoren geprägt. Zu diesen zählen neben den veränderten, höheren Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an eine flexible und kundenorientierte Dienstleistung auch die vermehrte Steuerung über Managementinstrumente der privaten Unternehmen.

Durch diese sollen Einsparpotenziale und Schwachstellen in der Verwaltungstätigkeit, insbesondere im Hinblick auf höhere Komplexität, sinkende Steuereinnahmen und steigende Kosten, welche die Verwaltungen nahe an ihre Leistungsgrenzen führen, aufgedeckt werden. Chancen gilt es zu nutzen - Mängel weitestgehend zu eliminieren, um den Erfolg einer bürgerfreundlichen und ressourcenschonenden öffentlichen Einrichtung in der heutigen Zeit zu gewährleisten.

Diese Entwicklung erfordert Veränderungen in der Organisation der Arbeitsabläufe. Planloser Aktionismus führt dabei häufig zu fehlerhaften, überstürzten und kostenintensiven Entscheidungen. Um verbesserungsbedürftige Arbeitsabläufe erfolgreich verändern und Fehlentscheidungen vorbeugen zu können, bedarf es daher einer systematischen und organisierten Optimierung dieser Geschäftsprozesse.