Optimierung der Arbeitsabläufe in Steuerkanzleien im Rahmen der derzeitigen Möglichkeiten (PDF)

Inhaltsangabe:Einleitung:
Im Staat und nahezu allen Bereichen der Wirtschaft ist ein ständiger Wandel im Gange, dem laufend die Organisation der einzelnen Unternehmung angepaßt werden muß. Besonders betroffen ist davon der. produzierende Sektor, aber auch der Dienstleistungsbereich kann sich dem nicht verschließen; besonders stark bemerkbar macht sich dies vor allem in der Banken- und Versicherungsbranche. Zum Dienstleistungssektor zählen auch Steuerbüros, die aber in der Regel im gleichen Zeitraum wie Banken und Versicherungen weit weniger umstrukturiert wurden. Dies hängt zwar einerseits mit den andersgelagerten Tätigkeitsgebieten zusammen, der Hauptgrund dafür dürfte allerdings in den doch sehr unterschiedlichen Unternehmensgrößen und Führungsarten liegen. Während Banken oder Versicherungen ein Management an der Spitze haben, werden gerade die "Durchschnittskanzleien"' von nur einem Berufsträger geführt. Und dort gilt meistens noch immer das Motto: Das haben wir schon immer so gemacht, also machen wir das auch weiter so.
Größere Büros waren da viel innovativer. Bereits vor 30 Jahren gab es die Steuerberatung und nach wie vor werden in den Kanzleien Buchführungen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen erstellt. Die Arbeitsabläufe von damals zu heute sind allerdings nicht mehr miteinander vergleichbar. Zum einen liegt es daran, daß das Steuerrecht - vor allem in den letzten Jahren - wesentlich umfangreicher und komplizierter geworden ist; zum anderen, daß inzwischen die Zahl der "Hilfesuchenden" stark anstieg und die Kanzleien über Fachkräftemangel klagen. Zudem ist die Regelarbeitszeit gesunken. Allein die zustehenden Urlaubstage haben sich seit 1950 annähernd verdoppelt, zusammen mit einer leicht gesunkenen Wochenarbeitszeit und steigenden Krankheitstagen ergibt sich eine um ca. 10 bis 12% geringere Jahresarbeitszeit.
Aus den eben geschilderten Problemen heraus erkannten viele Kanzleiinhaber, daß die Arbeitszeit intensiver genutzt, oder anders formuliert, daß aus jeder Einheit Arbeitszeit durch deren zeitökonomische Nutzung eine größere Leistungseinheit hervorgebracht werden muß, nur so konnte eine sinnvolle Zeitausnutzung angestrebt werden. Unter "sinnvoll" verstand man schon vor Jahren, daß die einzelnen Mitarbeiter sich auf ihre hauptsächlichen Aufgaben so intensiv wie möglich konzentrieren und nebensächliche so schnell wie möglich erledigen sollten; dies gilt vom Grundsatz her noch immer.
Allerdings haben sich die Anforderungen an die [...]