Paperless-Office (PDF)

Inhaltsangabe:Einleitung:
Nachdem ich mich im ersten Studienjahr für das Wahlpflichtfach ¿Personal, Organisation, Kommunikation¿ entschieden habe, reifte bei mir der Entschluss, dass als Schwerpunkt meines Diplomarbeitsthemas ein Bereich aus dem Personalwesen in Frage kommen würde.
Die Motivation zur Bearbeitung des vorliegenden Themas in einer Diplomarbeit entstand somit im darauf folgenden Praxisjahr während meiner Zeit in der Personalabteilung des Landratsamtes Main-Tauber-Kreis in Tauberbischofsheim. Dort wurde im Rahmen der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems die digitale Personalakte implementiert.
Insofern nimmt der Inhalt dieser Arbeit nicht nur aktuellen Bezug auf modernes Verwaltungshandeln im Personalbereich, sondern stellt gleichzeitig auch eine sehr zukunftsweisende Thematik dar.
Bei der Einführung der digitalen Aktenablage in Tauberbischofsheim tauchten viele mögliche Probleme und Unklarheiten auf, die auch bei der Umsetzung in anderen Ämtern zu Schwierigkeiten führen können. Dabei stellten sich Fragen, die sowohl den rechtlichen, als auch den organisatorischen Aspekt der E-Akte* betrafen.
Nach einigen Gesprächen mit den Mitarbeitern des Personalamtes im Landratsamt Main-Tauber-Kreis und meiner betreuenden Professorin entstand die Idee, einen Leitfaden zu entwickeln, der bei der Einführung der digitalen Personalakte Hilfestellung geben soll.
Meine Erfahrungswerte, die ich während meiner Praxiszeit zum bearbeiteten Thema gesammelt habe, fließen in Form von Empfehlungen in diesen Leitfaden mit ein.
Problemstellung:
Das Thema Verwaltungsmodernisierung gewinnt in der heutigen Zeit stetig an Bedeutung. Gründe hierfür sind unter anderem gesellschaftspolitische Veränderungen; die Ansprüche, die an Mitarbeiter der Verwaltung gestellt werden, steigen mit den wachsenden Erwartungen der Bürger gegenüber dem Staat. Die zunehmende Verschuldung öffentlicher Haushalte und die ohnehin schon knappen Kassen verlangen eine fortschrittliche und dazu nachhaltige Verwaltungsarbeit. Letztlich zwingen die ständige Weiterentwicklung bestimmter Technologien und technische Neuerungen die Verwaltung, mit der Zeit zu gehen.
Durch diesen Reformbedarf haben sich viele Verwaltungsspitzen zum Ziel gesetzt, Arbeitsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten.
Bei den Modernisierungsprozessen führt kein Weg am ¿paperless-office¿ vorbei, zu deutsch: Das papierlose Büro. Im digitalen Zeitalter nimmt der Trend dorthin zu; doch stellt sich die [...]