Dokumentenmanagement: Konzeption einer Dokumentenverwaltung im mittelständischen Unternehmen

In der heutigen Zeit der hochentwickelten IT-Technologie ist das Thema "Dokumentenmanagement im Unternehmen" immer noch aktuell.
Die Umsetzung bereitet teilweise noch enorme Schwierigkeiten, obwohl die IT-Technologie der jetzigen Zeit leistungsfähige Systeme anbietet. Eine Recherche bis zur Geschichte der Organisationsentwicklung und der Entwicklung der Datenverarbeitung wurde zur Ursachenanalyse herangezogen. Dies war notwendig, um hierarchische Barrieren und deren Schnittstellen richtig beurteilen zu können. Das wesentliche Ziel ist der Wandel von der Geschäftsprozessschnittstelle zur Geschäftsprozesskopplungsstelle. Das Problem der hochfunktionellen Software- bzw. Betriebssystementwicklung wird anhand von Workflows und einer sekundären Dokumentenverwaltung praktisch dargestellt.
Es musste ein ganzheitlicher aber dennoch vereinfachter Ansatz als Konzeption für ein Vorgehensmodell entwickelt werden. Die betrieblichen Abläufe werden anhand von relevanten Modellen in einem Rahmenkonzept eingebunden. Die Einführung eines Rahmenkonzeptes ist für den oft schwierigen Einstieg der "Analyse" ein sinnvoller Ansatz. Die oft vorliegenden komplexen Strukturen lassen so wesentlich besser ordnen und strukturieren.
Dieser Ansatz wird in folgender Struktur erfasst:
- Betriebswirtschaftliche Kennzahlen und der daraus resultierenden Modelle.
- Geschäftsprozesse und deren anwendbaren Modelle im Rahmenkonzept.
- Workflow zur Wandlung der Prozess-Schnittstelle zur Prozess-Kopplungsstelle.
- Dokumentenmanagementsystem (DMS).
- Sekundäres DMS für weitere Dokumente.
- Ergonomische Anwendung.
- Testverfahren für ein DMS.
Dieser Ansatz wird auf Grundlage eines Datenbanksystems realisiert.
Am Beispiel eines besonderen Szenarios wird ein beispielhafter Diskurs praktisch umgesetzt. Die im Szenario dargestellten Beispiele sind zum Verständnis der Vorgehensweise ausgewählt worden.
Die Methoden der Geschäftsprozessmodellierung "Reengineering" und "kontinuierliche Verbesserung"